En este tema encontrará instrucciones paso a paso y procedimientos recomendados sobre cómo hacer que los documentos de Word sean accesibles y desbloquear el contenido para todos los usuarios, incluidas las personas con discapacidades.
Por ejemplo, aprenderá a trabajar con el Comprobador de accesibilidad para abordar los problemas de accesibilidad mientras escribe el documento. También aprenderá a agregar texto alternativo a las imágenes para que los usuarios de lectores de pantalla puedan escuchar de qué trata la imagen. También puede obtener información sobre cómo usar fuentes, colores y estilos para maximizar la inclusión de los documentos de Word antes de compartirlos con otros usuarios.
Contenido
- Procedimientos recomendados para hacer que Word documentos sean accesibles
- Comprobar accesibilidad mientras trabaja en Word
- Evitar utilizar tablas
- Usar estilos integrados de título, subtítulo y título
- Crear pancartas de párrafo
- Agregar texto alternativo a elementos visuales
- Agregar texto de hipervínculo accesible e información en pantalla
- Usar un formato y color de fuente accesibles
- Crear listas accesibles
- Ajustar el espacio entre oraciones y párrafos
- Probar la accesibilidad con Lector inmersivo
Procedimientos recomendados para hacer que Word documentos sean accesibles
En la tabla siguiente se incluyen los procedimientos recomendados principales para crear documentos de Word que sean accesibles para usuarios con discapacidades.
| Qué corregir | Dónde encontrarlo | Por qué corregirlo | Cómo corregirlo |
|---|---|---|---|
| Evite problemas comunes de accesibilidad, como la falta de texto alternativo (texto alt) y los colores de contraste bajo. | Usar el Comprobador de accesibilidad. | Facilite que todos los usuarios puedan leer sus documentos. | Comprobar accesibilidad mientras trabaja en Word |
| En general, evite tablas si es posible y presente los datos de otra forma. Si tiene que usar tablas, use una estructura de tabla simple solo para los datos y especifique la información del encabezado de columna. |
Para asegurarse de que las tablas no contienen celdas divididas, celdas combinadas ni tablas anidadas, utilice el Comprobador de accesibilidad. Examine visualmente las tablas para comprobar que no tienen filas o columnas completamente en blanco. |
Los lectores de pantalla hacen el seguimiento de su ubicación en la tabla contando las celdas de tabla. Si una tabla está anidada con otra tabla o si una celda está combinada o dividida, el lector de pantalla pierde la cuenta y no puede proporcionar información útil sobre la tabla después de ese momento. Las celdas en blanco también podrían hacer pensar al usuario de un lector de pantalla que no hay nada más en la tabla. |
Evitar utilizar tablas Usar encabezados de tabla Usar estilos integrados de título, subtítulo y título Crear pancartas de párrafo |
| Use los títulos y estilos integrados. | Para comprobar que el orden de los títulos es lógico, examine visualmente la tabla de contenido del documento. | Para conservar el orden de tabulación y facilitar la lectura de documentos a los lectores de pantalla, coloque los títulos en un orden lógico y use las herramientas de formato integradas en Word. También puede usar pancartas de párrafo para organizar el contenido. |
Usar estilos integrados de título, subtítulo y título Crear listas accesibles Ajustar el espacio entre oraciones y párrafos Crear pancartas de párrafo |
| Incluya texto alternativo en todos los objetos visuales. | Para ver dónde hace falta texto alternativo, use el Comprobador de accesibilidad. | El texto alternativo ayuda a las personas que no pueden ver la pantalla a comprender lo que es importante en las imágenes y otros objetos visuales. | Agregar texto alternativo a elementos visuales |
| Agregue texto de hipervínculo significativo e información en pantalla. | Para determinar si el texto del hipervínculo tiene sentido por sí solo y transmite a los lectores información precisa sobre el destino, repase visualmente el documento. | Las personas que usan lectores en pantalla a veces detectan una lista de vínculos. | Agregar texto de hipervínculo accesible e información en pantalla |
| No use el color como único medio para transmitir información. | Para buscar instancias de codificación de colores, repase visualmente su documento. | Las personas invidentes, con dificultades de visión o daltónicas pueden perderse el significado transmitido por determinados colores. | Usar un formato de fuente accesible |
| Aplique un contraste suficiente entre el texto y los colores de fondo. | Para detectar un contraste de color insuficiente, use el Comprobador de accesibilidad. También puede buscar texto en el documento que sea difícil de leer o de distinguir del fondo. |
Si el documento tiene un alto nivel de contraste entre el texto y el fondo, más usuarios podrán ver y usar el contenido. | Usar un color de fuente accesible |
| Evite escribir información importante en las secciones de encabezado o pie de página del documento. | Los encabezados y pies de página solo están visibles en la vista Diseño de impresión y la Vista previa de impresión. Haga doble clic en el encabezado o pie de página para activar y editar su contenido. |
People que usan lectores de pantalla se pierden información importante, ya que los lectores de pantalla no analizan encabezados ni pies de página. |
Use los estilos integrados de título, subtítulo y título para incluir títulos, subtítulos, números de página y toda la información importante del cuerpo principal del documento. Incluya cualquier información redundante en la sección Encabezado o Pie de página. |
Comprobar accesibilidad mientras trabaja en Word
El Comprobador de accesibilidad es una herramienta que revisa el contenido y marca los problemas de accesibilidad con los que se encuentra. Encuentra problemas de accesibilidad y explica por qué cada uno de ellos podría significar un problema potencial para una persona con discapacidad. El Comprobador de accesibilidad también sugiere cómo se pueden resolver los problemas que aparecen.
En Word, el Comprobador de accesibilidad se ejecuta automáticamente en segundo plano al crear un documento. Si el Comprobador de accesibilidad detecta problemas de accesibilidad, recibirá un aviso en la barra de estado.
Para iniciar manualmente el Comprobador de accesibilidad, seleccione Revisar>accesibilidad. Se abrirá el panel Accesibilidad y ahora puede revisar y corregir problemas de accesibilidad. Para obtener más información, vaya a Mejorar la accesibilidad con el Comprobador de accesibilidad y Comprobar la accesibilidad del documento.
Evitar utilizar tablas
En general, evite tablas si es posible y presente los datos de otra forma, como párrafos con encabezados y pancartas. Las tablas con ancho fijo pueden resultar difíciles de leer para las personas que usan la Lupa, ya que estas tablas fuerzan el contenido a un tamaño específico. Esto hace que la fuente sea muy pequeña, lo que obliga a los usuarios de la Lupa a desplazarse horizontalmente, especialmente en dispositivos móviles.
Si tiene que usar tablas, siga estas instrucciones para asegurarse de que la tabla sea lo más accesible posible:
- Evite las tablas de ancho fijo.
- Asegúrese de que las tablas se representan correctamente en todos los dispositivos, incluidos teléfonos y tabletas.
- Si tiene hipervínculos en la tabla, edite los textos del vínculo para que tengan sentido y no interrumpan la oración intermedia.
- Asegúrate de que el documento se pueda leer fácilmente con la Lupa. Envíese el borrador del documento a sí mismo y visualícelo en un dispositivo móvil para asegurarse de que los usuarios no tengan que desplazar horizontalmente el documento en un teléfono, por ejemplo.
- Usar encabezados de tabla.
- Pruebe la accesibilidad con Lector inmersivo.
Crear tablas accesibles en Word
Las tablas organizan la información visualmente y le ayudan a mostrar las relaciones entre los elementos. Obtenga información sobre cómo configurar tablas para que se puedan leer en voz alta para las personas que usan un lector de pantalla.
Cómo agregar una fila de encabezado a una tabla
Elija Insertar>tabla para insertar una tabla.
Elija el número de cuadros que desea cruzar para crear columnas y, a continuación, elija el número de cuadros que desee hacia abajo para crear filas para la tabla.
Nota
Al agregar una tabla al documento, aparecerán dos pestañas nuevas en la cinta de opciones: Diseño y Diseño. Estas son las Herramientas de tabla.
En la pestaña Diseño, elija el grupo Opciones de estilos de tabla y, después, elija Fila de encabezado. Otras opciones son Filas con bandas o Fila de total.
Ahora, la tabla tiene una fila de encabezado. Esto significa que, en segundo plano, Word y las tecnologías de asistencia podrán comunicarse acerca de la tabla de forma inteligente.
Agregar encabezados de columna
- Coloque el cursor en la primera celda de la fila superior de la nueva tabla.
- Escriba el nombre de esta columna y, después, presione la tecla TAB para desplazarse de una columna a la siguiente. Agregue nombres de columna adicionales según sea necesario.
La tabla tiene ahora nombres de columna, lo que facilita la comprensión de la información que contiene la tabla. Algunos lectores de pantalla pueden configurarse para leer los nombres de columna en cualquier momento, lo que puede resultar útil cuando se trabaja con una tabla grande.
Nota
Para asegurarse de que las tablas no contienen celdas divididas, celdas combinadas ni tablas anidadas, utilice el Comprobador de accesibilidad.
Usar encabezados de tabla
Los lectores de pantalla hacen el seguimiento de su ubicación en la tabla contando las celdas de tabla. Si una tabla está anidada con otra tabla o si una celda está combinada o dividida, el lector de pantalla pierde la cuenta y no puede proporcionar información útil sobre la tabla después de ese momento. Las celdas en blanco también podrían hacer pensar al usuario de un lector de pantalla que no hay nada más en la tabla. Use una estructura de tabla simple y especifique la información de encabezado de columna. Asimismo, los lectores de pantalla usan la información de encabezado para identificar las filas y columnas.
Usar estilos integrados de título, subtítulo y título
Título, subtítulo y títulos están pensados para examinarse, tanto visualmente como con tecnología de asistencia.
Use los estilos integrados Título y Subtítulo específicamente para el título y el subtítulo del documento.
Lo ideal es que los títulos expliquen de qué trata una sección del documento. Use los estilos de título integrados y cree textos de título descriptivos para facilitar a los usuarios de lectores de pantalla la determinación de la estructura del documento y la navegación por los títulos.
Organice los títulos en el orden lógico preestablecido y no omita los niveles de título. Por ejemplo, use título 1, título 2 y después título 3, en lugar de título 3, título 1 y después título 2. Organice la información del documento en pequeños fragmentos. Lo ideal es que cada título incluya solo algunos párrafos.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo usar los títulos y estilos, vaya a Mejorar la accesibilidad con estilos de título.
Crear pancartas de párrafo
Además de usar títulos para organizar el contenido del documento, también puede crear pancartas de párrafo. En una pancarta de párrafo, el bloque de color de fondo se extiende por el ancho del documento y resalta el texto dentro de la pancarta. Esta es una gran alternativa a las tablas para organizar y separar contenido.
Para obtener instrucciones sobre cómo crear pancartas de párrafo, vaya a Aplicar sombreado a palabras o párrafos.
Agregar texto alternativo a elementos visuales
El texto alternativo ayuda a las personas que no pueden ver la pantalla a comprender lo que es importante en el contenido visual. El contenido visual corresponde a las imágenes, los elementos gráficos SmartArt, las formas, los grupos, los gráficos, los objetos insertados, las entradas de lápiz y los vídeos. En texto alternativo, describa brevemente la imagen y mencione su intención. Los lectores de pantalla leen el texto para describir la imagen a los usuarios que no pueden verla.
Evite usar texto en las imágenes como método único para ofrecer información importante. Si una imagen debe incluir necesariamente texto, repita ese texto en el documento. En texto alternativo, describa brevemente la imagen y mencione la existencia del texto y su finalidad.
Recomendación
Para escribir un buen texto alternativo, asegúrese de transmitir el contenido y el propósito de la imagen de manera concisa y sin ambigüedades. El texto alternativo no debe tener más de una oración corta o dos; la mayoría de las veces, bastarán algunas palabras cuidadosamente seleccionadas. No repita el contenido textual adyacente como texto alternativo ni use frases que hagan referencia a imágenes, como "un gráfico de" o "una imagen de". Para obtener más información sobre cómo escribir texto alternativo, ve a Todo lo que necesitas saber para escribir texto alternativo eficaz.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo agregar texto alternativo, vaya a Agregar texto alternativo a una forma, imagen, gráfico, elemento gráfico SmartArt u otro objeto.
Para ver dónde hace falta texto alternativo, use el Comprobador de accesibilidad.
Nota
- Para el contenido de audio y vídeo, además del texto alternativo, incluya subtítulos para las personas sordas o con dificultades auditivas.
- En lugar de agrupar objetos en un diagrama, aplane el diagrama en una imagen y agregue texto alternativo a la imagen. Si agrupa los objetos, los objetos secundarios seguirán en el orden de tabulación con los grupos.
Agregar texto de hipervínculo accesible e información en pantalla
Las personas que usan lectores en pantalla a veces detectan una lista de vínculos. Los vínculos deben transmitir información clara y precisa sobre el destino. Por ejemplo, evite usar textos de vínculo como "Haga clic aquí", "Ver esta página", "Ir aquí" o "Más información". En su lugar, incluya el título completo de la página de destino. También puede agregar información en pantalla que aparezca al desplazar el cursor sobre el texto o las imágenes que incluyen un hipervínculo.
Recomendación
Si el título de la página de destino del hipervínculo proporciona un resumen preciso de lo que hay en la página, úselo para el texto del hipervínculo. Por ejemplo, este texto de hipervínculo coincide con el título de la página de destino: Todo lo que debe saber para escribir texto alternativo efectivo.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo crear hipervínculos accesibles e información en pantalla, vaya a Crear vínculos accesibles en Word y Crear o editar un hipervínculo.
Usar un formato y color de fuente accesibles
Una fuente accesible no excluye ni ralentiza la velocidad de lectura de todos los usuarios que leen un documento, incluidas las personas con deficiencias visuales o discapacidades de lectura o las personas ciegas. La fuente correcta mejora la legibilidad y legibilidad del documento.
Para obtener instrucciones sobre cómo cambiar la fuente predeterminada, vaya a Cambiar la fuente predeterminada en Word.
Usar un formato de fuente accesible
Estas son algunas ideas para tener en cuenta:
- Para reducir la carga de lectura, utilice fuentes sin serifa conocidas, como Arial o Calibri. Evite usar todas las letras en mayúscula y no abuse de la cursiva o los subrayados.
- Una persona con discapacidad visual podría perderse el significado que transmiten determinados colores. Por ejemplo, agregue un subrayado al texto de hipervínculo codificado por colores para que las personas daltónicas sepan que el texto está vinculado aunque no puedan ver el color.
- En los títulos puede usar negrita o una fuente más grande.
- Agregar formas si el color se usa para indicar el estado. Por ejemplo, agregue un símbolo de marca de verificación De
Si se usa verde para indicar "correcto" y una X mayúscula 
rojo indica "incorrecto".
Usar un color de fuente accesible
El texto del documento debe poder leerse en modo de contraste alto. Por ejemplo, use colores brillantes o combinaciones de colores de contraste alto en extremos opuestos del espectro de colores. Las personas daltónicas distinguen mejor el texto y las formas si se usa una combinación de blanco y negro.
Estas son algunas ideas para tener en cuenta:
- Para asegurarse de que el texto se muestra correctamente en un modo de contraste alto, use la configuración Automática para los colores de fuente. Para obtener instrucciones sobre cómo cambiar el color de fuente en Word, vaya a Cambiar el color de fuente.
- Use el Comprobador de accesibilidad para analizar el documento y detectar contrastes de color insuficientes. Ahora, la herramienta compara el color del texto de los documentos con el color de página, los fondos de celda de tabla, el resaltado, el color de relleno del cuadro de texto, el sombreado de párrafo, los rellenos de forma y SmartArt, los encabezados y pies de página, así como los vínculos.
- Usa el Analizador de contraste de color, una aplicación gratuita que analiza colores y contraste, y muestra los resultados casi inmediatamente.
Crear listas accesibles
Para facilitar la lectura del documento a los lectores de pantalla, organice la información del documento en pequeños fragmentos, como listas numeradas o con viñetas.
Diseñe listas para que no tenga que agregar un párrafo sin formato sin viñetas ni números al medio de una lista. Si la lista está dividida por un párrafo sin formato, algunos lectores de pantalla podrían anunciar el número de elementos de lista incorrecto. Además, es posible que el usuario escuche en medio de la lista que abandona la lista.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo crear listas, vaya a Crear una lista numerada o con viñetas.
Ajustar el espacio entre oraciones y párrafos
People que tienen dislexia describen que ven el texto "nadando junto" en una página (comprime una línea de texto en la línea inferior). A menudo ven el texto combinado o distorsionado. Para reducir la carga de lectura, puede aumentar el espacio en blanco entre oraciones y párrafos.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo ajustar el espaciado, vaya a Ajustar sangría y espaciado en Word.
Probar la accesibilidad con Lector inmersivo
Pruebe a leer el documento con Lector inmersivo para comprobar su aspecto.
- En el documento, seleccione Ver>Lector inmersivo.
- En la pestaña Lector inmersivo, seleccione Lectura en voz alta.
- Para salir de Lector inmersivo, selecciona Cerrar Lector inmersivo.
Vea también
- Reglas del Comprobador de accesibilidad
- Todo lo que hay que saber para escribir texto alternativo efectivo
- Haga que los documentos de Excel sean accesibles para personas con discapacidades.
- Cree presentaciones de PowerPoint accesibles para personas con discapacidad
- Haga que su correo electrónico de Outlook sea accesible para personas con discapacidades
Soporte técnico para los clientes con discapacidades
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