Amazon WorkDocs

Simplificación de la administración y el intercambio de archivos seguro

Amazon WorkDocs es un servicio de administración e intercambio de archivos seguro y completamente administrado que incluye un SDK ampliable y se ejecuta en AWS.

Con Amazon WorkDocs, todos sus archivos se almacenan en un único servicio. Los usuarios pueden compartir archivos, brindar comentarios más completos y obtener acceso a sus archivos almacenados en WorkDocs desde cualquier dispositivo. WorkDocs cifra datos en tránsito y en reposo, además de ofrecer controles de administración eficientes, integración con Active Directory y visibilidad casi en tiempo real de acciones de usuarios y archivos.El SDK de WorkDocs le permite usar las mismas herramientas de AWS que ya conoce para integrar WorkDocs con productos y servicios de AWS, sus soluciones existentes, aplicaciones de terceros o crear una propia. No debe preocuparse por implementar actualizaciones ni por aplicar parches al software. Además, es posible ajustar la escala de usuarios y almacenamiento con unos pocos clics. WorkDocs ofrece precios bajos y de pago por uso para usuarios y almacenamiento. No se aplican cargos por las llamadas a la API. No requiere compromisos iniciales ni contratos a largo plazo.

Beneficios

Seguro y en conformidad

Amazon WorkDocs ayuda a proteger sus archivos contra amenazas internas y externas, y a conservar la conformidad normativa.

Puede administrar el acceso con Active Directory para aprovechar los grupos de seguridad, el inicio de sesión único (SSO) y la autenticación multifactor (MFA), además de controlar la actividad de archivos y usuarios casi en tiempo real. También puede monitorear a qué aplicaciones de terceros los usuarios pueden acceder con OAuth 2.0, y usar AWS CloudTrail para registrar llamadas a la API. WorkDocs reúne los requisitos normativos de HIPAA, del DSS de PCI y de ISO. Además, los archivos de WorkDocs se cifran en tránsito y en reposo. Con WorkDocs, usted es el propietario de sus archivos. AWS no obtiene acceso ni utiliza los archivos de los clientes para ningún otro propósito que no sea el de suministrar archivos a clientes y sus usuarios finales, y cuando se exija por ley. Puede especificar qué región de AWS debe almacenar archivos de usuarios para ayudar a conservar requisitos de localidad de datos. WorkDocs se ejecuta en la infraestructura global en la nube más grande del mundo, creada para cumplir los requisitos de nuestros clientes más exigentes en materia de seguridad.

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Colaboración e intercambio completos

Con Amazon WorkDocs, toda la colaboración se realiza en un solo servicio y los usuarios no deben preocuparse por realizar un seguimiento de los emails, las notas de reuniones ni las distintas versiones de los archivos.

Los usuarios pueden compartir archivos con un hipervínculo simple, invitar a otros a realizar contribuciones y solicitar o proveer comentarios completos. Los usuarios pueden elegir si los enlaces serán públicos o si solo estarán disponibles para otras personas de la organización. Los enlaces pueden deshabilitarse y los usuarios invitados se pueden eliminar en cualquier momento. Usted controla quién puede crear enlaces públicos y deshabilitarlos en cualquier momento. Los usuarios pueden invitar a cualquier persona interna o externa a su organización para que realice contribuciones con su nombre de usuario o dirección de email. Si invitan a una persona externa a la organización, dicho individuo deberá crear una cuenta de usuario invitado la primera vez que inicie sesión en WorkDocs. No se aplican cargos por los usuarios invitados y puede actualizar la categoría de estos a usuarios plenos en cualquier momento. Cuando realicen comentarios en WorkDocs, los usuarios pueden añadir comentarios generales o específicos para secciones de un archivo. Los usuarios también pueden notificar a alguien acerca de un comentario con @nombredeusuario, añadir un comentario privado, agregar atributos de formato sencillos a los comentarios, responder los comentarios de una conversación en cadena, resolver comentarios y filtrarlos.

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Acceso desde cualquier lugar

Los usuarios pueden acceder a todos sus archivos en Amazon WorkDocs desde cualquier dispositivo, independientemente de si están online u offline.

Los usuarios pueden utilizar el cliente de sincronización, las aplicaciones para dispositivos móviles, el cliente web de WorkDocs y WorkDocs Drive, además de administrar sus archivos mediante aplicaciones de terceros con OAuth 2.0. Pueden abrir archivos con aplicaciones predeterminadas en sus equipos o dispositivos móviles con unos pocos clics y guardar cambios en WorkDocs. Pueden usar WorkDocs Drive para extender WorkDocs a su escritorio. WorkDocs Drive suministra acceso bajo demanda a todos sus archivos sin necesidad de almacenarlos localmente, además de proveer opciones de archivo adicionales, como compartir enlaces, invitar usuarios, marcar archivos como favoritos, almacenar recursos favoritos offline y abrir archivos en el cliente web para realizar colaboraciones. WorkDocs Drive está disponible para los usuarios de Amazon WorkSpaces y se encuentra en fase de versión preliminar para Microsoft Windows. Los comentarios y las modificaciones se sincronizan automáticamente en otros dispositivos mediante una conexión cifrada.

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Administración eficiente

Amazon WorkDocs simplifica la administración eficiente mediante una consola de administración que se puede administrar mediante programación con API de administración.

Puede integrar Active Directory para administrar el acceso de los usuarios o crear su propio directorio con la consola de administración de WorkDocs. Puede usar la consola de administración de AWS para administrar el acceso multifactor (MFA) con Active Directory, y la consola de administración de WorkDocs para los cupos de almacenamiento, los grupos de permisos, los permisos para intercambio y los usuarios. Puede usar el SDK de WorkDocs para administrar todo esto mediante programación a través de sus soluciones o aplicaciones existentes.

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Integración sencilla

El SDK de Amazon WorkDocs elimina la complejidad de crear capacidades de administración de archivos y colaboración en sus soluciones y aplicaciones con su API ampliable.

Mediante el uso de acciones de API administrativas, puede integrar WorkDocs con sus soluciones existentes, como auditoría, antivirus, exhibición de documentos electrónicos y prevención de pérdida de datos. Mediante el uso de acciones de API de usuarios, las aplicaciones de terceros pueden administrar archivos, comentarios, notificaciones e intercambios mediante programación. Puede autenticar acciones de API de WorkDocs administrativas con AWS Identity and Access Management (IAM) y autorizar acciones de API de usuarios con OAuth 2.0. El SDK de Amazon WorkDocs forma parte del SDK de AWS, y se integra con otros servicios de AWS. Puede aprovechar fácilmente las capacidades de AWS en materia de seguridad, monitorización, lógica de negocio, análisis, almacenamiento, inteligencia artificial y desarrollo de aplicaciones, y empezar a trabajar en minutos con las mismas herramientas de AWS que ya conoce.

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Bajo costo

Con los precios de pago por uso de Amazon WorkDocs solo paga las cuentas de usuario activas y el almacenamiento que utilice.

El precio inicial de WorkDocs es 5 USD por usuario al mes en la mayoría de las regiones e incluye 1 TB de almacenamiento por usuario. WorkDocs también provee 50 GB de almacenamiento gratuito para usuarios de Amazon WorkSpaces. Puede agregar almacenamiento para usuarios adicional a tarifas de Amazon Simple Storage Service (S3) locales. No se cobran los usuarios invitados ni las llamadas a la API. WorkDocs ofrece una prueba gratuita de 30 días para hasta 50 usuarios.

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Referencias de clientes

Delhivery ayuda a sus clientes a mejorar la experiencia de compra online con un conjunto completo de servicios para administrar la cadena de suministro de e-commerce desde el aprovisionamiento al almacenamiento y el empaquetado. Delhivery usa Amazon WorkDocs para compartir información confidencial de manera segura con ejecutivos sénior dentro de su organización, así como con accionistas externos.

"Me gustó la simplicidad de WorkDocs. Estábamos buscando una solución para compartir interna y externamente información confidencial de manera segura. Queríamos que fuese fácil de usar y que no necesitase una incorporación amplia por parte de los usuarios. Si bien evaluamos otras soluciones, las características de auditoría, seguridad, colaboración y seguridad, y la simplicidad de WorkDocs, combinadas con los precios bajos de pago por uso, fueron decisivos elegirlo".

– Kapil Bharati, CTO, Delhivery

IMDb es el sitio web de películas líder a nivel mundial. Su audiencia, que incluye espectadores mediante la Web y dispositivos móviles, supera los 250 millones de visitantes mensuales únicos.

"WorkDocs fue extremadamente útil para mi equipo de diseño. Pudimos realizar intercambios, controlar versiones y conservar los informes organizados fácilmente mediante el uso de comentarios. La carpeta de sincronización es un gran acierto, no solo para cargar carpetas con mayor rapidez, sino también para realizar backups de nuestros archivos. También me gustó mucho la facilidad con la que se puede revisar documentos de manera remota con la aplicación para iOS".

– Danielle Corey, directora de diseño de experiencia de usuario, IMDb Professional Services

Condé Nast es una compañía multimedia radicada en Nueva York que cuenta con más de 100 millones de consumidores entre sus marcas impresas, digitales y de videos. La compañía utiliza Amazon WorkDocs para facilitar el acceso a archivos a nivel mundial mediante ISP con diferentes niveles de calidad.

"Nuestros usuarios están distribuidos en diferentes continentes, por lo que buscábamos una solución que les permitiera almacenar y obtener acceso a sus archivos desde cualquier parte del mundo. WorkDocs les permitió a nuestros usuarios almacenar sus archivos en un único servicio y obtener acceso a ellos desde cualquier lugar. Además, pudimos hacerlo sin compromisos iniciales ni contratos a largo plazo".

– Demetrios Vasiadis, gerente de tecnologías de activos digitales, Condé Nast

Gateway Engineers es una firma consultora y de ingeniería civil que presta servicios completos: desde el diseño a la gestión de un proyecto, desde la idea hasta la finalización.

"Nuestro recurso compartido de archivos de red anterior generaba muchos problemas a nuestros usuarios. Tenían problemas para conectarse a ellos, lo que provocaba que los equipos se atrasasen porque no podían obtener acceso a los archivos que necesitaban. Amazon WorkDocs facilita que todos puedan obtener acceso a los archivos desde cualquier dispositivo y realizar colaboraciones con características de intercambio flexibles y comentarios completos".

– Dragan J. Lazic, gerente de TI, Gateway Engineers

Signet Maritime Corporation es una compañía plural que presta servicios de logística y transporte marino a nivel internacional. Signet Marine usa Amazon WorkDocs para permitir a sus empleados compartir documentos y realizar colaboraciones en proyectos desde sus oficinas y a bordo de sus buques.

"Signet Maritime cuenta con personal distribuido a nivel internacional que trabaja en 6 oficinas regionales y en más de 30 buques. Nuestros empleados deben poder compartir documentos y realizar colaboraciones en proyectos con frecuencia, en redes lentas de ancho de banda, de manera fiable. Nuestro recurso compartido de archivos de red anterior generaba muchos problemas a nuestros usuarios. La migración a Amazon WorkDocs permitió a los usuarios almacenar, compartir e intercambiar documentos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, lo que mejoró sustancialmente el nivel de productividad y redujo los costos operativos generales".

– Joshua A. Johnson, gerente de TI, Signet Maritime

Casos de uso

Colaboración en equipo

Amazon WorkDocs facilita que los equipos puedan intercambiar y administrar archivos de manera segura. Los usuarios pueden crear carpetas compartidas y restringir el acceso únicamente al grupo de usuarios de Active Directory de su equipo y a otros usuarios invitados. Todos los archivos de sus equipos se almacenan en carpetas compartidas en WorkDocs y es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Pueden editar archivos con aplicaciones predeterminadas en sus equipos o dispositivos móviles con unos pocos clics y guardar los cambios en WorkDocs. Con WorkDocs Drive, todos los archivos almacenados en WorkDocs se encuentran disponibles en Windows File Explorer, y los usuarios pueden compartir archivos, invitar usuarios, almacenar recursos favoritos offline y abrir archivos en el cliente web. Los equipos pueden revisar y buscar la actividad de la carpeta para ver qué está sucediendo y ver todos los comentarios al lado de los archivos.

Sincronización e intercambio de archivos empresariales

Con el cliente de sincronización de Amazon WorkDocs, los archivos almacenados en WorkDocs se sincronizan en los equipos de los usuarios y quedan disponibles para acceso offline. Cualquier cambio realizado localmente se sincroniza de manera automática en WorkDocs y en otros dispositivos cuando están online. Los usuarios de Windows y Amazon WorkSpaces pueden usar WorkDocs Drive para obtener acceso bajo demanda a todo su contenido de WorkDocs mediante una unidad instalada que no almacena archivos localmente.

Repositorio de contenido para ECM

Puede usar Amazon WorkDocs como el repositorio de contenido subyacente para su solución de gestión de contenido empresarial (ECM). El SDK de WorkDocs puede integrar WorkDocs con sus procesos empresariales existentes para incorporar, proteger, analizar, realizar backup y compartir su contenido. También puede crear su propio ECM en AWS con WorkDocs. Crear su ECM con WorkDocs significa que puede escalar sin problemas el almacenamiento y los usuarios sin preocuparse por problemas de desempeño ni limitaciones de capacidad.

Cree aplicaciones con contenido completo

Puede usar el SDK de Amazon WorkDocs para simplificar la creación de aplicaciones de colaboración y contenido completas. Con unas pocas líneas de código, puede usar llamadas a la API de WorkDocs para administración de usuarios, almacenamiento, administración de permisos, intercambios, comentarios, metadatos, etiquetado y seguimiento de actividades. El SDK de Amazon WorkDocs forma parte del SDK de AWS, por lo que puede aprovechar con facilidad la capacidad de AWS en materia de seguridad, monitorización, lógica de negocio, almacenamiento, inteligencia artificial y desarrollo de aplicaciones. Amazon WorkDocs es un servicio completamente administrado, por lo que no debe preocuparse por el aprovisionamiento de hardware ni por la administración de la infraestructura para respaldar el contenido y la experiencia de colaboración.

Reemplace recursos compartidos de archivos de red heredados

Puede usar Amazon WorkDocs Drive como su unidad particular sin necesidad de almacenar archivos localmente. WorkDocs Drive transmite archivos a su escritorio bajo demanda sin necesidad de contar con recursos compartidos de archivos de red ni dispositivos de almacenamiento adicionales. Todos los archivos almacenados en WorkDocs se encuentran disponibles en Windows File Explorer, y los usuarios pueden compartir archivos, invitar usuarios, almacenar recursos favoritos offline y abrir archivos en el cliente web.

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