נהל את הגדרות תור השיחות ומערכת ניתוב השיחות שלך ב- Microsoft Teams

אפשר לאנשים לבטל את הצטרפותם לקבלת שיחות

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות > טיפול בשיחות וניתוב

3. שנה את האפשרות אפשר לאנשים לבטל את ההפעלה או הכיבוי של שיחות בהתאם לצרכים שלך.

מצב ועידה

מצב שיחת ועידה מצמצם את משך הזמן הדרוש לך כדי ליצור קשר עם מתקשר לאחר קבלת השיחה.

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות > טיפול בשיחות וניתוב

3. הפעל או כבה מצב ועידה בהתאם לצרכים שלך.

ניהול משתמשים וקבוצות

הוסף או הסר חברי צוות מתוך תורי שיחות קבוצות Microsoft 365. באפשרותך לשנות את ההזמנה שלהם לניתוב שיחות סידוריות, אשר יצלצל לכל אדם בסדר שבו הוא יופיע.

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות .

3. בחר את כרטיסיית השיחה שבה ברצונך לבצע שינויים לאורך החלק העליון של המסך.

4. בחר נהל משתמשים וקבוצות למענה על שיחות.

5. בחר ערוך כדי לשנות מי נמצא בתור השיחות.

6. בחר הוסף משתמשים וקבוצות.

7. הוסף משתמש או קבוצה על-ידי הקלדת שמו ובחירה באדם או בקבוצה הנכונים מהרשימה הנפתחת.

8. לחץ וגרור משתמשים או קבוצות כדי לסדר מחדש את סדר הרשימה.

9. כדי להסיר משתמש או קבוצה מהרשימה, בחר את פח האשפה לצד שמו.

בחר שיטת ניתוב

שיטות ניתוב קובעות את הסדר שבו הסוכנים מקבלים שיחות מהתור. קיימים ארבעה סוגים של שיטות ניתוב:

ניתוב מערכת ניתוב מצלצל לכל הסוכנים בתור בו-זמנית. הסוכן הראשון שי להרים את השיחה מקבל את השיחה.

ניתוב טורי מצלצל לכל הסוכנים זה אחר זה בסדר שצוין ברשימת האנשים. אם סוכן מבטל או לא מרים שיחה, השיחה תתקשר לסוכן הבא. מחזור זה חוזר על עצמו עד שהשיחה נענתה, תם הזמן או שהמתקשר ינתק.

עיגול רובין מאזן את הניתוב של שיחות נכנסות כך שכל סוכן מקבל את אותו מספר שיחות מהתור.

הנתיבים הארוך ביותר ללא פעילות מתקשרים לסוכן שהיתה ללא פעילות במשך הזמן הארוך ביותר. סוכן נחשב ל'לא פעיל' אם המצב שלו מוצג כ'זמין'. סוכנים שאינם זמינים לא יקבלו שיחות עד שישנו את המצב שלהם ל'זמין'.

כיצד לבחור שיטת ניתוב:

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות > טיפול בשיחות וניתוב.

3. גלול מטה אל בחר שיטת ניתוב.

4. בחר את שיטת הניתוב המועדפת.

שינוי הגדרות ברכה

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות .

3. בחר את שורת תור השיחות שבה ברצונך לבצע שינויים. 
   

4. בחר ללא ברכה, הוסף הודעת ברכה או הפעל קובץ שמע מהתפריט הנפתח של הברכה.

   1. אם תבחר באפשרות הפעל קובץ שמע, העלה את קובץ השמע עם תבניות מקובלות.
      

   2. אם תבחר הוסף הודעת ברכה, הקלד הודעה.

5. בחר שמור.

שינוי טיפול בחריגות

בחר כיצד ברצונך לטפל לשיחות מנותקות, שיחות שחורגות משעה ההמתנה המרבית ואפשרויות אחרות של ניתוב שיחות התלויות בנסיבות מסוימות.

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות .

3. גלול מטה אל טיפול בחריגות

4. בחר אפשרות ניתוב שיחות כדי לקבל את מספר השיחות המרבי. בחר מתוך:

• ניתוק: ניתוק השיחה.

• ניתוב מחדש לאדם בארגון: הפנה את השיחה לאדם ספציפי.

• ניתוב מחדש למספר טלפון חיצוני: הגדר מספר טלפון חיצוני לניתוב מחדש.

• ניתוב מחדש לדואר קולי: בחר דואר קולי אישי לניתוב מחדש.

• ניתוב מחדש לדואר קולי (משותף): בחר תא קולי משותף לניתוב מחדש.

שינוי ברכות של מערכת ניתוב שיחות 

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות .

3. בחר את שורת מערכת ניתוב השיחות שאליה ברצונך לבצע שינויים.

4. בחר ללא ברכה, הוסף הודעת ברכה או הפעל קובץ שמע מהתפריט הנפתח של הברכה.

   1. אם האפשרות הפעל קובץ שמע נבחרה, העלה את קובץ השמע באמצעות תבניות מקובלות

   2. אם האפשרות הוסף הודעת ברכה נבחרה, הקלד הודעה.

5. בחר שמור.

ניהול שעות העבודה

זהה מתי תורי השיחות פתוחים לקבלת שיחות.

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות > ניהול העבודה ואחרי שעות העבודה.

3. תראה רשימה של כרטיסיות בחלק העליון של המסך. בחר את ה- שברצונך לנהל.

4. בחר נהל שעות.
   
   

5. בחר את התרחיש המתאים ביותר לעסק שלך: פתח אותן שעות מדי יום, פתח שעות שונות מדי יום או פתח 24 שעות. 
   
   

6. באמצעות הלחצן הדו-מצבי, הגדר אילו ימים בשבוע העסק שלך פתוח או סגור.

7. בחר את שעות העבודה שלך באמצעות התפריטים הנפתחים עבור כל יום.

8. כדי להסיר שעה, בחר הסר זמן . כדי להוסיף טווח זמן (לדוגמה, אם אתה סגור לארוחת צהריים), בחר הוסף . 
   
   

ניהול זרימת שיחות

שנה את אפשרויות הברכה והניתוב עבור שיחות שהתקבלו במהלך שעות העבודה ואחריו.

זרימת שיחות במהלך שעות העבודה:

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות > השיחה עבור שעות העבודה.

3. תראה רשימה של כרטיסיות בחלק העליון של המסך. בחר את כרטיסיית התורים שברצונך לנהל.

4. בחר אפשרות ברכה עבור שעות העבודה. בחר ללא ברכה , הפעל קובץ שמע או הוסף הודעת ברכה. 

5. בחר אפשרות ניתוב שיחות עבור שעות העבודה. בחר מתוך:

   • התנתק

   • ניתוב מחדש לאדם בארגון: הפנה את השיחה לאדם ספציפי.

   • ניתוב מחדש למספר טלפון חיצוני: בחר מספר טלפון חיצוני.

   • ניתוב מחדש לדואר קולי: ניתוב מחדש לדואר קולי משותף.

   • אפשרויות תפריט הפעלה: בחר אפשרות ברכה עבור אפשרויות תפריט. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרת מערכת ניתוב שיחות: אפשרויות תפריט הפעלה.

ניהול אפשרויות תפריט

הגדר את זרימת השיחה עבור כל מספר בלוח החיוג כדי לנתב שיחות מחדש בהתאם. באפשרותך לבחור לנתב שיחות למערכת ניתוב שיחות, לתורי שיחות, למספרים חיצוניים, לאדם ספציפי או לדואר קולי.

1. בחר הגדרות ועוד > הגדרות  Teams.

2. בחר שיחות > מערכת ניתוב שיחות.

3. תראה רשימה של כרטיסיות בחלק העליון של המסך. בחר את תורים אישית לניהול.

4. בחר נהל אפשרויות תפריט כדי לשנות את ההגדרה עבור כל מספר לוח חיוג.

5. בחר הוסף אפשרות חדשה כדי ליצור אפשרויות ניתוב חדשות.