Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία του SharePoint με AI

Για τι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε

• Τοποθεσίες έργου ομάδας

• Εταιρικά νέα ή ενημερώσεις

• Εργασία βοήθειας ή σελίδες με συνήθεις ερωτήσεις

• Εκπαίδευση και προσθήκη λογαριασμών

• Και πολλά ακόμα

Προαπαιτούμενα

• Πρόσβαση στο SharePoint Online με τα κατάλληλα δικαιώματα για τη δημιουργία τοποθεσιών.

• Άδεια χρήσης Copilot

• Βασικές πληροφορίες σχετικά με την τοποθεσία που θέλετε να δημιουργήσετε (σκοπός, προβλεπόμενο ακροατήριο κ.λπ.)

Πώς λειτουργεί

Βήμα 1: Πρόσβαση στο Εργαλείο δόμησης λύσεων

1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα του SharePoint του οργανισμού σας.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία τοποθεσίας" στο επάνω μενού περιήγησης.

3. Επιλέξτε Δημιουργία τοποθεσίας με AI από τις διαθέσιμες επιλογές. Εάν δεν βλέπετε αυτή την επιλογή, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να βεβαιωθείτε ότι η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη για το μισθωτή σας.

4. Εναλλακτικά, εάν χρησιμοποιείτε το νέο περιβάλλον εργασίας του SharePoint, επιλέξτε "Δόμηση" στην αριστερή πλαϊνή γραμμή οπουδήποτε μέσα στο SharePoint

Βήμα 2: Περιγράψτε την τοποθεσία σας

1. Ξεκινήστε πληκτρολογώντας ένα μήνυμα που εξηγεί την τοποθεσία που αναζητάτε. Π.χ., "Θέλω να δημιουργήσω μια τοποθεσία για να βοηθήσω την ομάδα μου να συνεργαστεί και να παρακολουθήσει την πρόοδο του έργου". Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μία από μια λίστα προτεινόμενων μηνυμάτων

2. Ο εκπρόσωπος της Γνωσιακής βάσης μπορεί να κάνει μερικές ερωτήσεις σχετικά με τους στόχους σας, εάν δεν παρέχονται ήδη στην αρχική σας ερώτηση. Παραδείγματα ερωτήσεων παρακολούθησης είναι τα εξής:

   1. Ποιος είναι ο κύριος σκοπός αυτού του ιστότοπου; (π.χ., διαχείριση έργου, συνεργασία ομάδων, κοινή χρήση ειδήσεων)

   2. Θα χρησιμοποιούσε η τοποθεσία σας τους εσωτερικούς ή τους εξωτερικούς χρήστες μου;

3. Απαντήστε σε αυτές τις ερωτήσεις με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια. Οι απαντήσεις σας θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία του σχεδίου τοποθεσίας.

4. Θα εμφανίζονται επίσης προτεινόμενα μηνύματα AI σε όλη τη διάρκεια της εμπειρίας σας. Μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτά τα μηνύματα που είναι κατάλληλα για τις ανάγκες σας.

Βήμα 3: Αναθεώρηση προτάσεων AI και προσαρμογή

1. Όταν το Εργαλείο δόμησης λύσεων έχει αρκετές πληροφορίες, θα σας παρουσιάσει μια πρόταση σχεδίου τοποθεσίας. Το σχέδιο τοποθεσίας περιλαμβάνει τα στοιχεία όπως Λίστες, Βιβλιοθήκες, Σελίδες και τη συνολική δομή της τοποθεσίας που θα δημιουργηθεί.

2. Μια οπτική δομική αναπαράσταση του σχεδίου εμφανίζεται στον καμβά και μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα πιο λεπτομερές σχέδιο σε μορφή markdown, επιλέγοντας το κουμπί "Τμήμα κώδικα" στο επάνω μέρος του μενού περιήγησης.

3. Προσαρμόστε περιεχόμενο προσθέτοντας ή καταργώντας διάφορα στοιχεία μέσα στη διάρθρωση μέσω της συνομιλίας ή του καμβά. Το AI μπορεί να συνεχίσει να προτείνει σχετικό περιεχόμενο και διατάξεις καθώς δημιουργείτε.

4. Μπορείτε να συνεχίσετε να κάνετε αλλαγές μέχρι να είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε την τοποθεσία σας. Το πρόγραμμα θα ενημερώνεται συνεχώς καθώς παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και καταργείτε ή ζητάτε περισσότερες δυνατότητες.

5. Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι, μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή "Ξεκινήστε από την αρχή". Λάβετε υπόψη ότι θα χάσετε όλη την πρόοδο που έχετε σημειώσει στο εργαλείο δόμησης εάν προχωρήσετε σε αυτήν την επιλογή.

Βήμα 4: Οριστικοποίηση και δημοσίευση

1. Αφού κάνετε τις απαιτούμενες αλλαγές, μπορείτε να δημιουργήσετε την τοποθεσία σας επιλέγοντας "Δημιουργία" 

2. Θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ορισμένες βασικές πληροφορίες τοποθεσίας:

   1. Όνομα τοποθεσίας: Ο τίτλος της νέας τοποθεσίας σας.

   2. Ευαισθησία: Επιλέξτε εάν η τοποθεσία σας θα είναι δημόσια εντός του οργανισμού σας ή ιδιωτική σε προσκεκλημένα μέλη.

   3. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας: σχετική μόνο εάν δημιουργείτε την τοποθεσία μιας ομάδας με βάση τις απαιτήσεις σας.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιβεβαιώσετε ότι είστε ικανοποιημένοι με τις λεπτομέρειες και η τοποθεσία σας θα ξεκινήσει τη δημιουργία της. Η δημιουργία της τοποθεσίας σας μπορεί να διαρκέσει μερικά λεπτά.

4. Μόλις ολοκληρωθεί η δομή, θα ανακατευθυνθείτε στη νέα τοποθεσία σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενώ ο χώρος χτίζεται, μπορεί να σας ζητηθεί να παράσχετε περαιτέρω πληροφορίες για την ολοκλήρωση του κτιρίου.

5. Αφού φτάσετε στην τοποθεσία, μπορείτε να συνεχίσετε να ενημερώνετε το περιεχόμενο και να ρυθμίσετε την τοποθεσία μέσω του Γνωσιακής παράγοντα. Ο παράγοντας γνωσιακής γνώσης παραμένει διαθέσιμος για να προτείνει βελτιώσεις καθώς εξελίσσεται η τοποθεσία σας.

Οι προτάσεις που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη ενδέχεται να είναι εσφαλμένες, επομένως μπορείτε να αφήσετε σχόλια σχετικά με την ποιότητα των προτάσεων χρησιμοποιώντας τους αντίχειρες προς τα πάνω και προς τα κάτω.

Συμβουλές για αποτελεσματική χρήση του Solution Builder

• Να είστε σαφείς και συγκεκριμένοι στις απαντήσεις σας στα μηνύματα AI για τις πιο σχετικές προτάσεις.

• Αξιοποιήστε τις πληροφορίες τεχνητής νοημοσύνης για συνεχή συντήρηση και βελτίωση της τοποθεσίας. Το εργαλείο μπορεί να προτείνει νέα τμήματα Web ή αναδιοργανώσεις καθώς αλλάζουν οι ανάγκες σας.

Πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε

• Ορισμένες προηγμένες δυνατότητες του SharePoint δεν υποστηρίζονται ακόμη, επομένως ίσως χρειαστεί να τις ρυθμίσετε μετά τη δημιουργία της τοποθεσίας. 

• Μόλις ξεκινήσει η δημιουργία της τοποθεσίας σας, δεν υπάρχει τρόπος να διακόψετε τη διαδικασία ολοκλήρωσης, επομένως βεβαιωθείτε ότι είστε ικανοποιημένοι με το σχέδιο τοποθεσίας. Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι, μπορείτε να ξεκινήσετε και να δημιουργήσετε μια νέα τοποθεσία.

Συμπέρασμα

Το Solution Builder στο SharePoint σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε επαγγελματικές, προσαρμοσμένες τοποθεσίες με ευκολία. Ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό προσθήκης λογαριασμών, θα είστε σε καλό δρόμο για να δημιουργήσετε χώρους συνεργασίας που οδηγούν στην παραγωγικότητα και τη συμμετοχή σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Σημειώσεις διαφάνειας: Υπεύθυνη AI (RAI) 

Η Microsoft έχει δεσμευτεί να αναπτύσσει και να αναπτύσσει την τεχνητή νοημοσύνη (AI) υπεύθυνα. Όταν χρησιμοποιείτε δυνατότητες που υποστηρίζονται από AI, όπως το Knowledge Agent και το Solution Builder:

• Προστασία προσωπικών δεδομένων: Εξασφαλίστε τη συμμόρφωση με τις πολιτικές διαχείρισης δεδομένων και προστασίας προσωπικών δεδομένων του οργανισμού σας.

• Ευαίσθητες πληροφορίες: Αποφύγετε την εισαγωγή αναγνωρίσιμων προσωπικών ή εμπιστευτικών δεδομένων σε μηνύματα τεχνητής νοημοσύνης.

• Ανθρώπινη εποπτεία: Ελέγξτε το περιεχόμενο που δημιουργείται με τεχνητή νοημοσύνη για ακρίβεια, συνάφεια και καταλληλότητα πριν από τη δημοσίευση.

• Διαφάνεια & δικαιοσύνης: Ακολουθήστε τις αρχές υπεύθυνης τεχνητής νοημοσύνης της Microsoft για να διατηρήσετε τη δικαιοσύνη, την αξιοπιστία και την ασφάλεια.

• Μάθετε περισσότερα: Για αναλυτικές οδηγίες, επισκεφθείτε www.microsoft.com/ai/responsible-ai